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企業(yè)管理IT軟件外包的七大秘訣
來(lái)源：怡華科技 發(fā)布時(shí)間：2020年05月29日
1.控制溝通交流
如果在合同中客戶方未被指定的某位人士，在實(shí)施項(xiàng)目的最開(kāi)始給服務(wù)供應(yīng)商發(fā)布信息申明已經(jīng)授權(quán)指定一位職員，其可以代表該客戶發(fā)言。IT外包服務(wù)公司很機(jī)智，如果他們希望改變某種方式或者通過(guò)某份文件，他們將找到看上去最合適的簽署對(duì)象。通過(guò)指定一位發(fā)言人，“當(dāng)級(jí)別較低的人被供應(yīng)商接觸并要求去批準(zhǔn)一項(xiàng)流程手冊(cè)時(shí)，你可以避免影響到合同那些無(wú)意但是無(wú)益的變化，例如終止改變各方的義務(wù)。書(shū)面申明誰(shuí)將代表和約束客戶，這樣表達(dá)會(huì)更為清楚，其也可以建立良好的關(guān)系并避免誤解。”
指定客戶代表能使IT企業(yè)更佳掌控信息傳遞，更遵循合同，并且避免因?yàn)闇贤ɑ蛘咝畔⑷狈Χ鴮?dǎo)致的模糊性和不確定性。當(dāng)糾紛產(chǎn)生的時(shí)候，僅僅需要審核一個(gè)人法律相關(guān)的溝通電子郵件，而不需去看所有相關(guān)人員的電子郵件。
2.要求供應(yīng)商記錄需求和投訴
在許多外包場(chǎng)景中，客戶唯一的義務(wù)是付款。但I(xiàn)T并不是這樣，服務(wù)交付和交互也需要客戶的貢獻(xiàn)或者合作。客戶往往會(huì)有義務(wù)，如果客戶不執(zhí)行這些義務(wù)，其可能會(huì)作為今后績(jī)效不佳的借口。
無(wú)論如何，當(dāng)IT外包供應(yīng)商對(duì)客戶有需求，或者將客戶績(jī)效不佳作為其未盡義務(wù)的借口時(shí)，強(qiáng)制供應(yīng)商將該事件記錄下來(lái)并保存所有的問(wèn)題日志就變得非常重要了。
對(duì)合同所規(guī)范的相關(guān)事項(xiàng)需要日志記錄顯示需求和響應(yīng)。
3.盡早闡明相關(guān)術(shù)語(yǔ)條款
盡量清晰、完整且精確地書(shū)面記錄項(xiàng)目的交互是非常重要的。當(dāng)合同里沒(méi)有清晰著墨指定的項(xiàng)目或者情形下，客戶需要盡早做書(shū)面申明。“這是達(dá)成協(xié)議的好時(shí)機(jī)，因?yàn)楹贤鞣皆谶@時(shí)均傾向于積極合作。
如果更細(xì)化項(xiàng)目的細(xì)節(jié)不能在協(xié)議主體中明確標(biāo)示，則需要書(shū)面記錄摘要，明確各方的職責(zé)，并且在開(kāi)工之前每個(gè)人都需簽署確認(rèn)。如果有書(shū)面的申明記錄，也就意味著類(lèi)似的外包關(guān)系場(chǎng)景變得更佳。
4.即刻發(fā)出違約通知
很多面臨外包關(guān)系困境的客戶，但是并沒(méi)有任何記錄標(biāo)明這種情形，客戶們大多認(rèn)為給供應(yīng)商發(fā)出違約通知可能會(huì)造成緊張或相持的不良局面。這其實(shí)是不對(duì)的。客戶應(yīng)該在第一次發(fā)生狀況的時(shí)候就發(fā)出書(shū)面違約通知或者失敗通知，之后每發(fā)生一次都需重新發(fā)送。“每個(gè)公司都需要如此規(guī)范化地實(shí)踐。做這件事不能以激化矛盾的態(tài)度來(lái)處理，得有理有據(jù)有禮貌。“如果你能建立這種模式，尤其是能夠?qū)δ橙艘砸环N適宜的態(tài)度去發(fā)送清晰但有用的通知，你將創(chuàng)造一個(gè)更好的局面。”
如果所有的客戶員工應(yīng)該接受指導(dǎo)，當(dāng)他們認(rèn)為服務(wù)供應(yīng)商可能違約需要進(jìn)行互動(dòng)溝通的時(shí)候，他們必須告知指定的客戶代表。指定的代表可以和法務(wù)確認(rèn)后決定是否發(fā)出違約通知。沒(méi)有書(shū)面記錄，IT企業(yè)可能喪失終止該合約的權(quán)利。“法官、陪審團(tuán)和仲裁員可能得出這樣的結(jié)論，如果發(fā)生違約的情況不算過(guò)于嚴(yán)重，不必攥寫(xiě)一個(gè)書(shū)面需求，那么可導(dǎo)致終止合約的特定違約項(xiàng)則不應(yīng)晚于其被展開(kāi)獨(dú)立評(píng)估之時(shí)被界定，亦不能晚于協(xié)同其他違約責(zé)任被評(píng)估之時(shí)被界定。”
5.不要親自做供應(yīng)商的分內(nèi)工作
當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目步履蹣跚時(shí)，例如供應(yīng)商有點(diǎn)掉線，或者系統(tǒng)績(jī)效不佳的情形下，客戶可能傾向于自己先去把工作完成了。無(wú)論怎樣，如果客戶沒(méi)有書(shū)面警告服務(wù)供應(yīng)商就開(kāi)始那樣做，并且核算費(fèi)用的話，很有可能會(huì)令其賬款問(wèn)題陷入僵局。
在發(fā)出違約通知后，并給服務(wù)供應(yīng)商機(jī)會(huì)去彌補(bǔ)過(guò)失之前，IT管理層不應(yīng)該派遣員工去實(shí)施本應(yīng)由供應(yīng)商來(lái)完成的工作。“這才公平，公平也正是訴訟解決方案場(chǎng)景里最重要的部分。通知應(yīng)該申明如果供應(yīng)商不能夠在既定時(shí)期內(nèi)改善績(jī)效，客戶將就此問(wèn)題采取逐步行動(dòng)，將向供應(yīng)商收費(fèi)或者減少對(duì)供應(yīng)商的支出來(lái)挽回成本損失。同時(shí)如果產(chǎn)生訴訟還需提供預(yù)估的成本金額來(lái)支持可能的案件報(bào)銷(xiāo)。
6.尋求雙贏
很多案例中，IT服務(wù)供應(yīng)商在某項(xiàng)違約中某種程度上傾向于沖銷(xiāo)一個(gè)信用度，這給關(guān)系經(jīng)理提供了一個(gè)未來(lái)的豁免機(jī)會(huì)。他們可能希望用一個(gè)績(jī)效信用可以沖銷(xiāo)未來(lái)某個(gè)關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)更大的可能過(guò)失，或者某違約可以進(jìn)行追述根源分析，來(lái)描述表明問(wèn)題已經(jīng)被解決。這種方法“增加了成功產(chǎn)出的變化性，同時(shí)也能基于信任和相互理解的基礎(chǔ)上建立關(guān)系。”P(pán)eterson這樣說(shuō)道。
7.盡早并經(jīng)常和法務(wù)溝通
如果已有不明確的地方，那么需要起草一份清晰的書(shū)面記錄，這可以有效保護(hù)IT公司在合同中的權(quán)利，并且“律師總能去發(fā)現(xiàn)證據(jù)并指導(dǎo)如何在法官或者評(píng)審團(tuán)面前展示相應(yīng)的文件。”IT軟件外包公司表示：“他們能非常有效地去創(chuàng)造證據(jù)，來(lái)助力調(diào)解或者訴訟。”
律師們能夠發(fā)現(xiàn)在合同中表面看起來(lái)并不明顯的權(quán)利，并且?guī)椭蛻艚鉀Q問(wèn)題。當(dāng)某合同可能具有潛在的違約訴訟，例如供應(yīng)商要求一些合同規(guī)定工作之外的費(fèi)用，或者修改主體協(xié)議的時(shí)候，找一位律師來(lái)幫助就非常有意義了。
如果在合同中客戶方未被指定的某位人士，在實(shí)施項(xiàng)目的最開(kāi)始給服務(wù)供應(yīng)商發(fā)布信息申明已經(jīng)授權(quán)指定一位職員，其可以代表該客戶發(fā)言。IT外包服務(wù)公司很機(jī)智，如果他們希望改變某種方式或者通過(guò)某份文件，他們將找到看上去最合適的簽署對(duì)象。通過(guò)指定一位發(fā)言人，“當(dāng)級(jí)別較低的人被供應(yīng)商接觸并要求去批準(zhǔn)一項(xiàng)流程手冊(cè)時(shí)，你可以避免影響到合同那些無(wú)意但是無(wú)益的變化，例如終止改變各方的義務(wù)。書(shū)面申明誰(shuí)將代表和約束客戶，這樣表達(dá)會(huì)更為清楚，其也可以建立良好的關(guān)系并避免誤解。”
指定客戶代表能使IT企業(yè)更佳掌控信息傳遞，更遵循合同，并且避免因?yàn)闇贤ɑ蛘咝畔⑷狈Χ鴮?dǎo)致的模糊性和不確定性。當(dāng)糾紛產(chǎn)生的時(shí)候，僅僅需要審核一個(gè)人法律相關(guān)的溝通電子郵件，而不需去看所有相關(guān)人員的電子郵件。
2.要求供應(yīng)商記錄需求和投訴
在許多外包場(chǎng)景中，客戶唯一的義務(wù)是付款。但I(xiàn)T并不是這樣，服務(wù)交付和交互也需要客戶的貢獻(xiàn)或者合作。客戶往往會(huì)有義務(wù)，如果客戶不執(zhí)行這些義務(wù)，其可能會(huì)作為今后績(jī)效不佳的借口。
無(wú)論如何，當(dāng)IT外包供應(yīng)商對(duì)客戶有需求，或者將客戶績(jī)效不佳作為其未盡義務(wù)的借口時(shí)，強(qiáng)制供應(yīng)商將該事件記錄下來(lái)并保存所有的問(wèn)題日志就變得非常重要了。
對(duì)合同所規(guī)范的相關(guān)事項(xiàng)需要日志記錄顯示需求和響應(yīng)。
3.盡早闡明相關(guān)術(shù)語(yǔ)條款
盡量清晰、完整且精確地書(shū)面記錄項(xiàng)目的交互是非常重要的。當(dāng)合同里沒(méi)有清晰著墨指定的項(xiàng)目或者情形下，客戶需要盡早做書(shū)面申明。“這是達(dá)成協(xié)議的好時(shí)機(jī)，因?yàn)楹贤鞣皆谶@時(shí)均傾向于積極合作。
如果更細(xì)化項(xiàng)目的細(xì)節(jié)不能在協(xié)議主體中明確標(biāo)示，則需要書(shū)面記錄摘要，明確各方的職責(zé)，并且在開(kāi)工之前每個(gè)人都需簽署確認(rèn)。如果有書(shū)面的申明記錄，也就意味著類(lèi)似的外包關(guān)系場(chǎng)景變得更佳。
4.即刻發(fā)出違約通知
很多面臨外包關(guān)系困境的客戶，但是并沒(méi)有任何記錄標(biāo)明這種情形，客戶們大多認(rèn)為給供應(yīng)商發(fā)出違約通知可能會(huì)造成緊張或相持的不良局面。這其實(shí)是不對(duì)的。客戶應(yīng)該在第一次發(fā)生狀況的時(shí)候就發(fā)出書(shū)面違約通知或者失敗通知，之后每發(fā)生一次都需重新發(fā)送。“每個(gè)公司都需要如此規(guī)范化地實(shí)踐。做這件事不能以激化矛盾的態(tài)度來(lái)處理，得有理有據(jù)有禮貌。“如果你能建立這種模式，尤其是能夠?qū)δ橙艘砸环N適宜的態(tài)度去發(fā)送清晰但有用的通知，你將創(chuàng)造一個(gè)更好的局面。”
如果所有的客戶員工應(yīng)該接受指導(dǎo)，當(dāng)他們認(rèn)為服務(wù)供應(yīng)商可能違約需要進(jìn)行互動(dòng)溝通的時(shí)候，他們必須告知指定的客戶代表。指定的代表可以和法務(wù)確認(rèn)后決定是否發(fā)出違約通知。沒(méi)有書(shū)面記錄，IT企業(yè)可能喪失終止該合約的權(quán)利。“法官、陪審團(tuán)和仲裁員可能得出這樣的結(jié)論，如果發(fā)生違約的情況不算過(guò)于嚴(yán)重，不必攥寫(xiě)一個(gè)書(shū)面需求，那么可導(dǎo)致終止合約的特定違約項(xiàng)則不應(yīng)晚于其被展開(kāi)獨(dú)立評(píng)估之時(shí)被界定，亦不能晚于協(xié)同其他違約責(zé)任被評(píng)估之時(shí)被界定。”
5.不要親自做供應(yīng)商的分內(nèi)工作
當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目步履蹣跚時(shí)，例如供應(yīng)商有點(diǎn)掉線，或者系統(tǒng)績(jī)效不佳的情形下，客戶可能傾向于自己先去把工作完成了。無(wú)論怎樣，如果客戶沒(méi)有書(shū)面警告服務(wù)供應(yīng)商就開(kāi)始那樣做，并且核算費(fèi)用的話，很有可能會(huì)令其賬款問(wèn)題陷入僵局。
在發(fā)出違約通知后，并給服務(wù)供應(yīng)商機(jī)會(huì)去彌補(bǔ)過(guò)失之前，IT管理層不應(yīng)該派遣員工去實(shí)施本應(yīng)由供應(yīng)商來(lái)完成的工作。“這才公平，公平也正是訴訟解決方案場(chǎng)景里最重要的部分。通知應(yīng)該申明如果供應(yīng)商不能夠在既定時(shí)期內(nèi)改善績(jī)效，客戶將就此問(wèn)題采取逐步行動(dòng)，將向供應(yīng)商收費(fèi)或者減少對(duì)供應(yīng)商的支出來(lái)挽回成本損失。同時(shí)如果產(chǎn)生訴訟還需提供預(yù)估的成本金額來(lái)支持可能的案件報(bào)銷(xiāo)。
6.尋求雙贏
很多案例中，IT服務(wù)供應(yīng)商在某項(xiàng)違約中某種程度上傾向于沖銷(xiāo)一個(gè)信用度，這給關(guān)系經(jīng)理提供了一個(gè)未來(lái)的豁免機(jī)會(huì)。他們可能希望用一個(gè)績(jī)效信用可以沖銷(xiāo)未來(lái)某個(gè)關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)更大的可能過(guò)失，或者某違約可以進(jìn)行追述根源分析，來(lái)描述表明問(wèn)題已經(jīng)被解決。這種方法“增加了成功產(chǎn)出的變化性，同時(shí)也能基于信任和相互理解的基礎(chǔ)上建立關(guān)系。”P(pán)eterson這樣說(shuō)道。
7.盡早并經(jīng)常和法務(wù)溝通
如果已有不明確的地方，那么需要起草一份清晰的書(shū)面記錄，這可以有效保護(hù)IT公司在合同中的權(quán)利，并且“律師總能去發(fā)現(xiàn)證據(jù)并指導(dǎo)如何在法官或者評(píng)審團(tuán)面前展示相應(yīng)的文件。”IT軟件外包公司表示：“他們能非常有效地去創(chuàng)造證據(jù)，來(lái)助力調(diào)解或者訴訟。”
律師們能夠發(fā)現(xiàn)在合同中表面看起來(lái)并不明顯的權(quán)利，并且?guī)椭蛻艚鉀Q問(wèn)題。當(dāng)某合同可能具有潛在的違約訴訟，例如供應(yīng)商要求一些合同規(guī)定工作之外的費(fèi)用，或者修改主體協(xié)議的時(shí)候，找一位律師來(lái)幫助就非常有意義了。
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